Das papierlose Büro des Landwirts

Ein Stichwort eingeben und das passende Dokument ist gefunden – das papierlose Büro macht diesen Wunsch möglich. Wir zeigen, welche Vorteile das digitale Arbeiten hat und welche Voraus­setzungen es dafür braucht.

Originalbeitrag von Wiebke Hermann, agrarheute.

Ein papierloses Büro macht diesen Wunsch zur Realität. Es hilft dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, effektiver zu arbeiten und letztendlich Arbeitszeit zu sparen. Das macht die Pflichten im Büro auf Dauer beherrschbarer, sodass hoffentlich wieder mehr Zeit für die eigentliche Landwirtschaft zur Verfügung steht. Besonders für Betriebe, in denen mehrere Familienmitglieder oder Angestellte im Büro arbeiten, können digitale Systeme bei der Ablage und dem Wiederfinden von Dokumenten hilfreich sein.

Ordnung halten

Ist die Entscheidung für das papierlose Arbeiten gefallen, kann es bei vielen notwendigen Arbeitsschritten unterstützen. Ein Beispiel dafür sind die Audits der Qualität und Sicherheit (QS). Lieferscheine beispielsweise und viele andere Dokumente müssen bei einem QS-Audit vorliegen und auch für andere Nachweispflichten bereitgehalten werden. Das bedeutet, dass ein Dokument mehrmals kopiert wird, damit die geforderten Unterlagen in allen Ordnern breitliegen.

Diese Arbeit kann eine Software übernehmen. Dazu wird einmalig definiert, welche Dokumententypen als Kopien in welchen Ordnern benötigt werden. Nach dem Scannen der Dokumente übernimmt die Software das Verteilen entsprechend der Vorgaben nahezu selbstständig.

Wichtig dabei sind vor allem durchdachte Ordnerstrukturen, die zu den Arbeitsabläufen und Dokumentationspflichten eines Betriebs passen. Ein gut organisiertes papierloses Büro unterscheidet sich in diesem Fall nicht von einem gut aufgestellten herkömmlichen Büro.

Die Grundlage für einen reibungslosen Arbeitsablauf ist, dass man weiß, wo welches Dokument zu finden ist. Im Idealfall sollte das Büro also die Arbeitsabläufe auf dem Betrieb widerspiegeln, denn im Bedarfsfall müssen die benötigten Unterlagen schnell zur Hand sein.

Unterlagen finden

Bevor allerdings die verschiedenen Unterlagen ihren Platz im papierlosen Büro finden, müssen sie mit einem Dokumentenscanner so digitalisiert werden, dass später eine Texterkennung für den gesamten Inhalt möglich ist. Nur dann kann man später nach jedem Wort oder beispielsweise nach ­Kunden-nummern suchen und findet auch die passenden Unterlagen.

Als Landwirt sollte man sich überlegen, welche Dokumente digitalisiert werden sollen. Das Finanzamt zum Beispiel erkennt digitale Unterlagen nur in einem Format an, das nachträgliche Änderungen nicht ermöglicht. Deshalb ist es empfehlenswert, Unterlagen für die Finanzbuchhaltung nach dem Scannen weiterhin auch in Papierform aufzubewahren.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro sollten ein paar wichtige Stationen beachtet werden. Quelle: Adobe Stock

Obwohl noch nicht alle Unterlagen rein digital aufbewahrt werden können, sollten dennoch alle Dokumente in einer Software verwaltet werden. Nur dann lohnt sich der Aufwand, ein Büro papierlos einzurichten, und die Arbeitsabläufe im Alltag werden vereinfacht.

Auf Nummer sicher

Besonders wenn alle Dokumente, zum Teil mit wichtigen Betriebsdaten, in einer Software organisiert sind, bleibt die Frage nach der Sicherheit. Bei Systemen, die nur auf einem lokalen Computer arbeiten, geben die installierten Sicherheitsprogramme den Schutz vor.

Bei Onlinelösungen oder Systemen, die einen Onlinespeicher nutzen, sollte man sich vor der Entscheidung für ein bestimmtes Programm über die Sicherungssysteme der Anbieter informieren. Generell sind die Sicherheitsstandards hier aber bereits sehr hoch. Sollen auch Mitarbeiterunterlagen oder andere personenbezogene Daten organisiert werden, muss mit dem jeweiligen System auch das Einhalten der Datenschutz-Grundverordnung möglich sein.

Für jeden das Richtige

Für all diese Anforderungen gibt es mittlerweile auf dem Markt auch das passende Programm. Dabei können Landwirte zwischen vollständigen Onlinelösungen und lokal auf einem Rechner laufenden Systemen wählen. Empfehlenswert ist eine Kombination aus beiden Softwarelösungen. In diesem Fall nutzt das Programm einen lokalen Computer, sichert aber alle Daten in einem Onlinespeicher. So kann auch von anderen Stellen auf Betriebsdaten zugegriffen werden.

Besonders bei Onlinelösungen sind mögliche Schnittstellen zu anderen Programmen wichtig. Damit ist es möglich, dass Dritte mit entsprechender Berechtigung direkt auf die für sie wichtigen Daten zugreifen können. So kann der Steuerberater beispielsweise die Ordner für die Finanzbuchhaltung einsehen und Berater und Tierärzte direkt auf die Unterlagen für Tierwohlprogramme oder QS zugreifen. Dieses vernetzte Arbeiten macht das papierlose Büro noch interessanter, denn es erleichtert nicht nur Arbeitsprozeduren im Alltag, sondern auch den Austausch mit Beratern.

Vorbei mit den vielen Ordnern im Betriebsbüro! Quelle: Adobe Stock

Papierlos einrichten

Sind all diese Dinge vorab geklärt und ist die Entscheidung für ein papierloses Arbeiten im Büro gefallen, kann die Umstellung beginnen. Für diese Phase sollte man sich am besten eine sonst ruhige Jahreszeit auswählen, denn die Übergangszeit kann etwas dauern. Das sollte jedoch nicht vor der Umstellung abschrecken.

Das reine Installieren der Software und das Anpassen an den Betrieb dauert in der Regel nur wenige Tage. Die Herausforderung folgt im Arbeitsalltag. Die neuen Arbeitsabläufe müssen sich einspielen und zur Routine werden. In Abhängigkeit von den Vorkenntnissen, den technischen Voraussetzungen und der Anzahl der beteiligten Personen kann der Übergang durchaus mehrere Wochen dauern. Oft müssen nach einiger Zeit Verantwortlichkeiten für die einzelnen Schritte der Dokumentation nachgeschärft werden.

Ein logischer Ablagestammbaum, der überbetrieblich gleich ist, kann hierbei sehr hilfreich sein. Auch ein klarer Schnitt in der Büroorganisation erleichtert die Umstellung. Dabei sollte ein Zeitpunkt festgelegt werden, ab dem alle Unterlagen und Dokumente im neuen, digitalen Ablagesystem organisiert werden. Das bietet dem Landwirt die Möglichkeit, den Ablageplan an seine betrieblichen Gegebenheiten und Bedürfnisse mit der Zeit anzupassen.

Mit Konsequenz ans Ziel

Konsequenz zahlt sich in dieser Übergangszeit aus, denn sie legt den Grundstein für ein einfaches und konsequentes Nutzen der Software im Arbeitsalltag. Beim sicheren Umgang mit einer solchen Software werden schnell die breiten Einsatzmöglichkeiten deutlich, denn auch Schnittstellen zu Fütterungscomputern und Sauenplanern werden wohl bald keine Zukunftsmusik mehr sein und das vernetzte Arbeiten vervollständigen.

Den gesamten Beitrag sowie viele weitere spannende Beiträge  liest du in der Septemberausgabe von agrarheute.

Cover-agrarheute-September-2019

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Beitragsbild: Adobe Stock

One Comment

  • Christian

    12. September 2019 at 21:51

    Hallo zusammen!
    Ich habe meinen Posteingang seit einiger Zeit mit Hilfe von Dropscan (www.dropscan.de) digitalisiert – kein lästiges Scannen mehr von Dokumenten, kommt alles automatisch per E-Mail bzw. in den Online-Speicher. Briefe und Dokumente als PDF, inkl. Texterkennung und damit vollständig durchsuchbar. Seitdem gehört die Ablage in Papierform der Vergangenheit an!

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